Burocracia a mais, inovação a menos: criar uma empresa em Portugal

Ao fim de quatro meses, um processo de criação de empresa que acompanho de perto continua preso logo no primeiro passo: conseguir que um nome seja aceite. Já leva três indeferimentos formais e cinco nomes recusados ou desencorajados, um a um, além de setenta e cinco euros pagos a um instituto público de registo e nunca devolvidos.

A empresa ainda não tem um único cliente, um único produto, um único euro de faturação. Não está a pedir uma licença perigosa nem a contornar nenhuma regra. Só quer existir. Todo este tempo tem sido gasto a tentar convencer um balcão do Estado de que um nome não se confunde com outro.

Isto não é uma história de azar, nem de má sorte com um funcionário em particular. É um sintoma. E vale a pena olhar para ele com atenção, porque diz muito sobre a distância entre o país que diz querer inovação e o país que se encontra quando se enfrenta a sua burocracia.

O imposto invisível

O que custa neste processo não são os setenta e cinco euros. É tudo o resto.

Para quem está a criar uma empresa, esses quatro meses não vão para o cliente, para o produto, para a primeira venda. São reuniões adiadas porque ainda não há número de contribuinte, contas que não se abrem, faturas que não se emitem, contratações que ficam em suspenso. O custo real de um processo lento não está na taxa que se paga. Está em tudo o que não se faz enquanto se espera.

A raiz do problema tem um nome: discricionariedade em vez de critérios previsíveis. Conceitos como a confundibilidade entre nomes ou a exigência de que uma firma seja verdadeira são legítimos e existem em quase todo o lado. O que trava é a forma como se aplicam. Quando não há um critério público e claro, o empreendedor não consegue planear. Submete um nome, espera semanas, recebe um não sem perceber ao certo porquê, tenta outro, recebe outro não. E como os pareceres informais não vinculam ninguém, nem uma resposta por escrito serve de garantia: só há decisão quando sai o despacho, e isso é sempre no fim da fila.

Há uma inversão silenciosa em tudo isto. Quem decide conhece o critério, mas não o publica de forma clara. Quem submete não o conhece, mas é quem tem de adivinhar. O ónus de acertar recai, assim, sobre o lado que tem menos informação para isso. Num sistema bem desenhado seria ao contrário: as regras estariam à vista desde o início, e o próprio sistema apontaria o erro antes de ele custar semanas a alguém.

É justo reconhecer o outro lado. O registo de firmas existe por boas razões. Protege o nome de quem o construiu, impede que alguém se faça passar por outro, dá segurança jurídica a contratos e a faturas. Ninguém sério defende um vale-tudo em que duas empresas com o mesmo nome se confundem no mercado. O problema não é haver regras. O problema é o como: a opacidade dos critérios, a lentidão das respostas, a ausência de uma forma rápida de corrigir e voltar a tentar sem começar tudo de novo.

Um caso isolado é uma anedota. Mas multiplique-se pelos milhares de pessoas que, só este ano, tentam abrir uma empresa em Portugal. Cada semana perdida na porta de entrada é inovação que não acontece, uma contratação que fica para depois, uma ideia que arrefece antes de nascer. Fala-se muito em atrair quem cria, em fixar talento, em fazer do país um sítio bom para empreender. A primeira coisa que muita gente encontra é uma parede sem indicações.

Há ainda um custo que nenhuma estatística mede: o do desânimo. Quem passa quatro meses a bater numa porta fechada aprende uma lição que o país não quereria ensinar. Alguns desistem antes de começar. Outros, sobretudo os que têm mobilidade, olham para um país vizinho onde o mesmo passo se resolve numa tarde e concluem que é ali que vale a pena criar. O sinal que se dá à entrada é o sinal que fica.

O privado já mostrou que dá para ser diferente

Para perceber que a rigidez não é uma fatalidade, basta olhar para o que aconteceu no sector privado nos últimos anos.

Abrir uma conta bancária, validar a identidade, fazer o registo num serviço digital. Coisas que há uma década pediam deslocações, papelada e semanas de espera resolvem-se hoje em minutos, a partir do telemóvel. E não é porque as regras desapareceram: a banca é dos sectores mais regulados que há, sujeita a exigências de identificação e de combate à fraude muito acima das de um registo de nomes. A diferença é que alguém desenhou o processo à volta de quem o usa. Previsibilidade sobre o que é preciso, resposta rápida, estado sempre visível, a possibilidade de corrigir um erro sem recomeçar do zero.

E não é preciso sair do sector público para encontrar bons exemplos. O próprio Estado português já provou que consegue, quando decide. Entregar o IRS pelo Portal das Finanças, autenticar-se com a Chave Móvel Digital, assinar um documento com o cartão de cidadão. São serviços que funcionam, rápidos, usados por milhões de pessoas sem fricção. A questão, portanto, não é de capacidade nem de cultura. É de onde se decide investir esse cuidado no desenho, e onde ainda não se decidiu.

A inteligência artificial acrescenta uma camada nova a esta história. Sabe explicar uma regra complexa em linguagem simples, para quem não é jurista. Sabe preparar e validar um documento antes de ser submetido, e apontar o campo que falta. Sabe antecipar o erro que faria um pedido ser recusado e avisar a tempo, em vez de o revelar semanas depois. Sabe tratar o trabalho repetitivo para que as pessoas se concentrem no que exige juízo. Nada disto substitui quem tem de decidir. Apenas reduz o atrito até à decisão, o que é bem diferente, e mais honesto de prometer.

O ponto é este: não estamos a falar de ficção científica nem de uma promessa para daqui a dez anos. É engenharia madura, a funcionar hoje em milhares de produtos que usamos sem pensar. Se o privado consegue tornar previsível o que é complexo, a rigidez que encontramos noutros sítios deixa de parecer inevitável e passa a ser o que realmente é: uma escolha de desenho. E o que se escolheu uma vez pode voltar a escolher-se.

O que a Syntropic faz

Aqui vem a parte honesta, e é importante ser claro. Nós não vamos reformar o Estado nem prometer que um instituto público muda de um dia para o outro. Não é isso que fazemos, e não seria sério dizer que é.

O que fazemos é do lado da tua empresa. Não consegues mudar a porta de entrada do país, mas consegues eliminar o atrito do teu lado, e esse costuma ser maior do que parece. Cada hora que a tua equipa gasta a copiar dados entre folhas de cálculo, a responder pela décima vez à mesma pergunta, a reconciliar sistemas que não falam uns com os outros, é uma hora que não vai para o cliente nem para o produto. É a mesma fricção da porta de entrada, só que dentro de casa, e essa está ao teu alcance.

Em concreto, trabalhamos em quatro frentes. Software à medida que automatiza os processos internos que hoje comem o dia. Inteligência artificial aplicada ao teu contexto real, com assistentes que preparam propostas, explicam, tratam documentação e respondem a clientes. Integração dos sistemas que já tens e que vivem isolados, para deixarem de exigir trabalho manual entre eles. E formação, para que a tua equipa use estas ferramentas com autonomia, sem depender de nós para cada passo. Tudo com um único fio condutor: devolver-te tempo e energia.

Um exemplo simples torna isto concreto. Imagina uma empresa com uma dúzia de pessoas que recebe pedidos por email, passa-os à mão para uma folha de cálculo, calcula um orçamento noutra, e só depois responde ao cliente, dois dias mais tarde. Cada passo parece pequeno, mas somados são horas por semana e clientes perdidos pela demora. O mesmo fluxo, bem desenhado, recebe o pedido, prepara o orçamento e devolve uma resposta no próprio dia, com uma pessoa a validar em vez de digitar tudo à mão. Não é magia. É desenho, mais a tecnologia certa por baixo.

A ligação é direta. A frustração de bater numa parede rígida, de esperar sem saber, de repetir um trabalho que uma máquina faria melhor, é a mesma dentro de muitas empresas. É essa que sabemos eliminar. Acreditamos que a tecnologia devia libertar as pessoas para criar, não prendê-las em processos. É por isso que a Syntropic existe.

Se a tua empresa perde tempo com processos que a tecnologia já sabe resolver, vale a pena falarmos. O diagnóstico é gratuito e sem compromisso: olhamos para onde está o atrito, dizemos-te com franqueza o que compensa automatizar e o que não, e se a resposta certa for “fica como estás”, também to dizemos. A burocracia a mais é um problema grande e antigo, e não se resolve num artigo. A inovação a menos, essa, não tem de ser a tua.